تنظيم الفعاليات

تتخصّص هذه المؤسسة بإعداد وتنظيم الفعاليات المختلفة، من منتديات ومؤتمرات وملتقيات ومعارض، في مختلف المجالات الثقافية والاقتصادية والرياضية والاجتماعية وغيرها.. وعلى مختلف المستويات المحلية والإقليمية والدولية.

وتقوم المؤسسة بتقديم الخدمات المرتبطة بهذه الفعاليات انطلاقًا من الفكرة الأولى، وانتهاء بالتنفيذ بشكل نهائي.. بما يتضمّنه ذلك من إعداد البروفايل، والمحاور، واستضافة المتحدثين والخبراء، واستقبال الضيوف، وتنظيم أنشطة الفعالية، وتوفير المطبوعات، والاهتمام بكلّ تفاصيل النشر الإعلامي.

الخدمات الرئيسية - تنظيم الفعاليات

  1. خدمات المطبوعات

    وتشمل تصميم هوية خاصة بالفعالية، تشمل شعار الفعالية، ويتمّ تنفيذها على جميع المطبوعات الخاصة بالحدث، وذلك بعد أن يختارها المتعامل من مجموعة تصاميم مقترحة، كما تتمّ طباعة شعارات الرعاة على جميع المطبوعات.

  2. مطبوعات الهوية

    يتمّ تصميم مجموعة من المنتجات الدعائية الخاصة بالفعالية، وتتمّ طباعة هويّة الفعالية وشعارها على هذه المنتجات، بهدف توزيعها على الحضور والمشاركين وتعريفهم بالحدث، والاحتفاظ بها كرمز تذكاري.

  3. خدمات ديكورات المعارض والمسارح وفعاليات الطرق

    نقوم بتجهيز وبناء مختلف الديكورات والقواطع والأبواب، وكل ما يلزم تجهيزه لمختلف الفعاليات من بناء وتجهيز مسرح، إضافة إلى أيّ قواطع مطلوبة، وديكورات الأجنحة في المعارض بتجهيزاتها الكاملة، وبناء وتجهيز الأكشاك المختلفة.

  4. توفير قاعة الفعالية

    توفير قاعة فندقية فاخرة لتنظيم الفعالية وتجهيزها بجميع التجهيزات الكفيلة بنجاح الفعالية.

  1. تنظيم حفل الافتتاح

    تنظيم حفل الافتتاح، يشمل: عرض الفيلم، الكلمات الرئيسة، تكريم الرعاة والمتحدثين، الصور التذكارية، مختلف الفعاليات بحسب رغبة العميل، كما يمكن إضافة فعاليات الألعاب النارية والليزر للفعاليات الخارجية.

  2. خدمات دعوات الحضور والمشاركين

    خدمات حضور المشاركين تشمل تصميم بطاقة دعوة حسب هوية الفعالية، وتوزيع البطاقات على المؤسسات العامة والخاصة والهيئات المعنية بالحدث، إضافة إلى الممثليات الدبلوماسية، والوزارات والشخصيات البارزة في المجتمع، وذلك قبل مدّة كافية من تاريخ الحدث.

  3. اللوحات والبروشورات

    يتمّ نشر مجموعة من اللوحات الدعائية، التي تحمل هوية الفعالية وشعارها، وشعارات الجهات الراعية، إضافة إلى معلومات أساسية عن موعد ومكان الفعالية، وتوضع هذه اللوحات على الطرقات الرئيسة في المدينة التي يقام فيها الحدث، وحول مداخل مكان عقد الفعالية، وذلك قبل عشرين يومًا من موعد الفعالية.

  4. أعلام ورايات الطريق

    تتضمّن الحملة الدعائية للفعالية تصميم أعلام طرقية، تحمل شعار الفعالية وشعارات الرعاة، والمعلومات الخاصة بالحدث، ويتمّ توزيعها على أطراف الطرقات والشوارع الرئيسة في المدينة التي تقام فيها الفعالية.

  1. اللافتات الإرشادية

    يتمّ توفير مجموعة من اللافتات الإرشادية، وتوزيعها في الأماكن المناسبة، لإرشاد الحضور والمشاركين إلى مكان الفعالية، ومواقف السيارات، وقاعة الفعالية، والمركز الإعلامي، وصالة الطعام، والاستراحة وغير ذلك.

  2. طباعة كتاب الفعالية الرئيس (Official Catalog)

    تصميم وطباعة كتاب يحوي جميع التفاصيل التي يحتاجها المشاركون عن الفعالية والضيوف، بالإضافة إلى معلومات سياحية عن الإمارة وأبرز الفنادق والمطاعم ورحلات الطيران، وصور المتحدثين وسيرهم الذاتية باللغتين العربية والإنجليزية (بحسب النماذج المقدمة عند توقيع العقد).

  3. طباعة كتاب الفعالية التوثيقي

    تصميم وطباعة كتاب توثيقي للفعالية يشمل جميع أوراق العمل يوزّع على جميع المشاركين والمؤسسات المعنية بعد انتهاء الفعالية (بحسب النماذج المقدَّمة عند توقيع العقد).

  4. خدمات استقبال المشاركين والحضور

    نقوم بتصميم ركن خاصّ باستقبال المشاركين بالفعالية، مع مراعاة هوية الفعالية، وعدد الحضور، فيتمّ تخصيص فريق عمل متخصّص لتوفير أفضل خدمة للجمهور.

    كما يتمّ عبر هذا الركن توزيع المطبوعات الخاصة بالفعالية والهدايا التذكارية لكلّ المشاركين.

  1. خدمات صالة الطعام والغداء، وعشاء كبار الضيوف (خاص بالمؤتمرات)

    يتمّ تخصيص صالة لتقديم وجبة غداء لجميع الضيوف والحضور المشاركين في الفعالية، كما يتمّ تقديم وجبات خفيفة ومشروبات ساخنة وعصائر في فترات الاستراحة. إضافة إلى دعوة كبار الضيوف والشخصيات إلى مأدبة عشاء تقام مساء اليوم الأول من الفعالية.

  2. الرعاة

    تتمّ مخاطبة جميع المؤسسات والشركات والجهات الحكومية والخاصة، عبر فريق تسويق متخصّص وعلى درجة عالية من الخبرة والكفاءة المهنية، وذلك لتوفير مجموعة من الرعاة المهتمّين بالحدث، وفق شروط يتمّ الاتفاق عليها مع كلّ من المتعامل والجهة الراعية.

  3. خدمات الضيوف وكبار الشخصيات

    يتمّ توفير جميع الخدمات المرتبطة بحضور الضيوف وكبار الشخصيات من مختلف الدول، حيث يشمل ذلك: ترتيب حجوزات السفر وتذاكر الطيران، ترتيب حجوزات الإقامة والفنادق، ترتيب استقبال ونقل المتحدثين وكبار الشخصيات من المطار وإليه، توفير سيارات نقل المتحدّثين وكبار الضيوف من مكان الفعالية وإليه.

  4. توفير الإعلاميين ومنسقي فقرات الفعالية

    توفير مجموعة من الإعلاميين المتمرسين في الحوار وإدارة وتنسيق الفقرات المختلفة سواء للافتتاح أو جلسات المؤتمر أو السحوبات وغيرها، تشمل القائمة مجموعة من أشهر الإعلاميين (المذيعين) العاملين في الفضائيات المحلية والعربية المختلفة.

  1. الجولات السياحية والخدمات الخاصة بالضيوف

    توفير مجموعة من الجولات السياحية اليومية (خلال الفترة المسائية) لجميع الضيوف، وذلك بالترتيب مع مجموعة من الشركات السياحية العاملة، وذلك بغرض تعريف المشاركين والضيوف بأفضل الأماكن السياحية، مع توفير جميع الخدمات المرتبطة بحضور المشاركين من تنقلات وأي خدمات مرافقة (مع توفير مجموعة من الصحفيين والإعلاميين والمصورين المرافقين لتوثيق هذه الجولات).

  2. فريق العمل وسكرتاريا الفعالية

    توفير فريق عمل مكون من (20) عشرين موظفًا على الأقل لإدارة جميع فعاليات الفعالية.

    وتشمل هذه الخدمات: استقبال الجمهور، تسجيل وتنظيم دخول الجمهور، استقبال المتحدثين وضيوف الشرف، إدارة جلسات وورش العمل، توفير وإدارة جميع الخدمات اللوجستية المطلوبة، بالإضافة إلى فريق خاص بالسكرتاريا وإدارة المطبوعات وتوفير جميع أنواع القرطاسية وتجهيز الحقائب.

  3. المعرض المصاحب للفعالية

    تنفيذ وتوفير معرض مصاحب لفعاليات الفعالية، يحوي مجموعة من الأجنحة بحسب رغبة العميل، حجم 3 X 3 متر للجناح الواحد، مع توفير طاولة وعدد 2 كرسي لكل جناح مع توصيلات كهربائية وإضاءة.

    الخدمة تشمل: جميع الخدمات اللوجستية، توفير الأجنحة، خدمات ما قبل التركيب، خدمات ما بعد الفعالية (الفك)، التوصيلات الكهربائية، الأرضيات (موكيت)، سجاد أحمر في المدخل الرئيس، شريط القص، زهور الافتتاح.

  4. خدمات التصوير والنقل التلفزيوني

    يتمّ التواصل مع المؤسسات الإعلامية المختلفة، لنقل أنشطة الفعالية إلى الشاشات الرئيسة داخل القاعة وخارجها.. كما يتمّ تصوير الفعالية منذ اللحظة الأولى وحتّى لحظة الختام، لأرشفتها من خلال إعداد أقراص (سي دي) تتضمن كلّ الأنشطة، ويتمّ تسليم نسخ منها للجهة المنظّمة.

  1. خدمات الترجمة الفورية

    معظم الفعاليات يستضيف متحدّثين ومتخصّصين وحضورًا من مختلف دول العالم، الأمر الذي يتطلّب توفير تقنيات الترجمة الفورية للغات التي سيتمّ التحدّث فيها، لذلك نقوم بتجهيز غرف الترجمة تقنيًّا وفنيًّا، وتوفير مترجمين على درجة عالية من الكفاءة، إضافة إلى تزويد الحضور بأجهزة الترجمة الفورية.

  2. الهدايا التذكارية

    تشمل هذه الخدمات تقديم مجموعة من الهدايا التذكارية للضيوف والمشاركين، تحمل هوية وشعار الفعالية وشعارات الجهات الراعية، والهدايا متنوعة بحسب رغبة المتعامل.

  3. دروع التكريم

    يتمّ تصميم درع تذكارية خاصة بالفعالية، مستوحاة من هويّتها وأهدافها، يختارها المتعامل من مجموعة تصاميم تقدّم له، ويتمّ توزيع الدروع التذكارية على كبار الضيوف والشخصيات والمتحدّثين وممثلي الشركات الراعية للحدث.

  4. خدمات ما بعد الفعالية، تشمل

    • إرسال رسائل وخطابات الشكر لجميع المؤسسات المشاركة، مع نسخ من الصور وفيلم الفعالية.
    • طباعة وتوزيع شهادات الحضور لجميع المشاركين بالبريد السريع.
    • توزيع كتاب الفعالية على جميع المؤسسات ذات العلاقة.
    • توزيع كتالوج صور الفعالية على جميع المؤسسات ذات العلاقة.
    • إصدار تقرير إعلامي يحوي جميع الأخبار والتعليقات والمقابلات والتغطيات الصحفية والإعلامية، وجميع ما نشر وكتب عن الفعالية في جميع وسائل الإعلام.
    • تسليم تقرير تقييمي لمجمل فعاليات الفعالية مع آراء المشاركين والملاحظات والمقترحات Evaluation.

راسلنا

info@iconmedia.ist

اتصل بنا

نحن دائماً في الخدمة

00902126030390

زورنا

تجدنا على